Extrait d’acte de l’état Civil
Un extrait d’un acte de l’Etat Civil est une version résumée du contenu de cet acte et contient seulement les éléments essentiels et tient compte des modifications qui y sont éventuellement apportées.
Une copie littérale, ou copie intégrale, donne l’ensemble du contenu de cet acte.
Acte de naissance, Acte d’adoption, Acte de divorce, Acte de décès, Acte de mariage, Acte de nationalité,…
Seule la personne que l’acte concerne, son conjoint ou son conjoint survivant, son cohabitant légal, son représentant légal, ses ascendants, ses descendants, ses héritiers, leur notaire et leur avocat peuvent obtenir une copie conforme d’un acte de l’état civil datant de moins de cent ans. Ce délai est diminué à 75 ans pour les actes de mariage et 50 ans pour les actes de décès.
Extrait d’acte de l’état civil
Intégration dans la BAEC (Banque des Actes de l’Etat Civil)
Les actes d’état civil dressés à l’étranger et qui concernent des Belges (acte de naissance, mariage, décès, divorce…) peuvent être intégrés dans la BAEC.
L’intéressé, ou son représentant légal, peut introduire une demande en ce sens auprès de l’Officier de l’état civil de son lieu de domicile.
A défaut de domicile ou de résidence en Belgique, la demande peut être adressée l’Officier de l’état civil de la commune du dernier domicile belge, ou à défaut de Bruxelles.
Il est conseillé de solliciter l’intégration d’un acte d’état civil dressé à l’étranger car ceci permet d’en faciliter la délivrance ultérieure de copies ou d’extraits et ce partout en Belgique.
Service Etat civil
Du lundi au vendredi de 8h à 12h
et le mercredi après-midi de 13h à 16h
Pour toute information ou copie d’acte de l’état civil dans le cadre d’une recherche généalogique, selon l’article 29 du Code civil, seuls les descendants directs peuvent recevoir des données de moins de 100 ans pour les naissances, de moins de 75 ans pour les mariages et de moins de 25 ans pour les décès.
Depuis le 31 mars 2019, le nouveau Code civil a réduit le délai à l’issue duquel les actes de l’état civil peuvent être rendus publics, puisqu’auparavant il fallait attendre 100 ans pour tous les actes. Dorénavant, vous pouvez obtenir les actes de naissance de plus de 100 ans, les actes de mariage de plus de 75 ans et les actes de décès de plus de 50 ans, sans lien familial avec la personne recherchée. L’Arrêté royal, qui déterminera la manière dont les actes de l’état civil peuvent être consultés (en-deçà de ces périodes 100-75-50) à des fins généalogiques, historiques ou scientifiques, se fait attendre.
En août 2019, le SPF Justice a décidé de suspendre l’autorisation de communication de ces données (délivrée par les tribunaux de première instance sur la base de l’ancien article 45 du Code civil) et donc d’appliquer la législation générale relative à la vie privée pour ce qui regarde la protection des données à caractère personnel.
Concrètement, en-deçà de 100-75-50 ans, si vous désirez une copie d’acte d’une personne n’ayant pas de lien direct avec vous, vous devez demander l’autorisation à la personne recherchée ou à sa descendance si cette personne est décédée.
Pour votre recherche généalogique, envoyez un courrier postal ou électronique, mentionnant vos adresse postale et téléphone ainsi que toutes informations précises de vos recherches au service Etat civil.
Délivrance d’une copie d’acte certifiée conforme : 4€
Arrêté royal du 5 janvier 2014
· Tribunal de Première Instance Namur – Section Famille (Place du Palais de Justice , 4 Namur)
Ce modèle requiert la signature de l’Officier·ère de l’état civil et :
- est essentiellement délivré pour des pays liés à une convention sur la délivrance des actes plurilingues
- est délivré pour les personnes étrangères
- est délivré pour les personnes décédées sur le territoire et possédant un bien à l’étranger (pour les notaires)
L’utilisation de ce type d’acte à l’étranger nécessite parfois la légalisation de celui-ci
4€
Un acte de décès est délivré directement au guichet du service population-Etat civil ou éventuellement par mail après avoir honoré la somme de 4€ sur le compte bancaire de la commune.
Lors d’une déclaration de décès et après toutes les vérifications requises, la commune délivre aux ayants-droit 5 extraits d’acte de décès sur papier libre.
En cas de procuration donnée à la société de pompes funèbres pour reprise de ces documents, ceux-ci peuvent également être transmis par voie électronique.
L’acte de décès est dressé dans la commune où la personne est décédée. Si le décès est intervenu à l’étranger, l’acte de décès est généralement établi par l’autorité locale.
La demande peut se faire au guichet du service population-Etat civil, pendant les heures d’ouverture
- Par une tierce personne, à savoir :
- époux, épouse, cohabitant·e légal·e
- représentant·e légal·e
- ascendant·e ou descendant·e
- notaire et avocat·e
- héritier·ère
2. Par un ou une mandataire (ex.pompes funèbres) muni·e d’une procurationdûment remplie et signée et d’une copie recto-verso de la carte d’identité de la personne qu’il ou elle représente.
Un acte de divorce peut être demandé au guichet du service population-Etat civil pendant les heures d’ouverture.
La demande peut être introduite :
- Par la personne concernée par l’acte, munie de sa carte d’identité
- Par une tierce personne, à savoir :
- époux, épouse, cohabitant·e légal·e
- représentant·e légal·e
- ascendant·e ou descendant·e
- notaire et avocat·e
- héritier·ère
3. Par un ou une mandataire muni·e d’une procuration dûment remplie et signée et d’une copie recto-verso de la carte d’identité de la personne qu’il ou elle représente.
3 mois.
Délivrance d’une copie d’acte certifiée conforme : 4€
Un acte de divorce est délivré directement au guichet du service population-Etat civil mais il est préférable de le demander par téléphone ou mail au préalable.
Si le mariage et le divorce ont eu lieu à l’étranger, il convient de contacter les autorités locales du lieu du mariage ou du divorce (dans le pays étranger) sauf si un acte de mariage ou de divorce a été établi dans la Banque de données des Actes de l’État Civil (BAEC) sur base de votre acte de mariage ou de divorce étranger.
Dans ce cas, vous pouvez en obtenir copie auprès de n’importe quelle commune de Belgique.
Un acte de mariage est dressé dans la commune où le mariage civil a été célébré.
La demande d’un acte de mariage peut se faire au guichet du service population-Etat civil, pendant les heures d’ouverture.
- Par la personne concernée par l’acte, munie de sa carte d’identité
- Par une tierce personne, à savoir :
- époux, épouse, cohabitant·e légal·e
- représentant·e légal·e
- ascendant·e ou descendant·e
- notaire et avocat·e
- héritier·ère
3. Par un ou une mandataire muni·e d’une procuration dûment remplie et signée et d’une copie recto-verso de la carte d’identité de la personne qu’il ou elle représente.
3 mois
Délivrance d’une copie d’acte certifiée conforme : 4€
Un acte de mariage est délivré directement au guichet du service population-Etat civil.
- S’il s’agit d’un mariage contracté à l’étranger et impliquant un (e) Belge, l’acte de mariage doit être fourni par les autorités locales sauf si le mariage a été enregistré dans la Banque de données des Actes de l’État Civil (BAEC). Dans ce cas, vous pouvez en obtenir copie auprès de n’importe quelle commune de Belgique.
- S’il s’agit d’un mariage contracté à l’étranger entre deux étrangers, il convient de contacter les autorités locales.
L’acte de naissance est dressé dans la commune où la déclaration de naissance a été faite.
Toutefois, il y a lieu de distinguer :
- L’acte de naissance avec filiation (copie intégrale) : document qui reprend l’intégralité des informations reprises sur l’acte de naissance.
- L’extrait d’acte de naissance sans filiation : document qui ne comporte qu’une partie des informations figurant dans l’acte de naissance (prénom·s, sexe de la personne concernée, l’année, le mois, le jour et le lieu de naissance).
L’acte de naissance peut être demandé au guichet du service population-Etat civil pendant les heures d’ouverture.
- Par la personne concernée par l’acte, munie de sa carte d’identité
- Par une tierce personne, à savoir :
- époux, épouse, cohabitant·e légal·e
- représentant·e légal·e
- ascendant·e ou descendant·e
- notaire et avocat·e
- héritier·ère
3. Par un ou une mandataire muni·e d’une procuration dûment remplie et signée et d’une copie recto-verso lisible de la carte d’identité de la personne qu’il ou elle représente.
3 mois.
Délivrance d’une copie d’acte certifiée conforme : 4€
Un acte de divorce est délivré directement au guichet du service population-Etat civil mais il est préférable de le demander par téléphone ou mail au préalable.
Les actes d’état civil dressés à l’étranger et qui concernent des Belges peuvent être intégrés, sur demande, dans la Banque de Données des Actes de l’État Civil (BAEC) sur la base des actes étrangers.
La demande peut être faite par :
- la personne concernée par l’acte
- son ou sa représentant·e légal·e
Présentez-vous en personne au guichet du service population-Etat civil pendant les heures d’ouverture, muni·e d’une copie littérale de votre acte étranger légalisée et/ou traduite suivant le cas.
Les actes rédigés en langue étrangère doivent obligatoirement être accompagnés d’une traduction jurée.
- Si le document a été traduit en Belgique, la signature du traducteur juré doit être légalisée par le Président du Tribunal de première instance dont il dépend.
- Si la traduction a eu lieu dans le pays d’origine, elle doit être revêtue des mêmes légalisations que le document original.
Un acte de nationalité peut être demandé au guichet du service population-Etat civil, pendant les heures d’ouverture.
La demande peut être introduite :
♦ Par la personne concernée par l’acte, munie de sa carte d’identité
♦ Par une tierce personne, à savoir :
- époux, épouse, cohabitant·e légal·e
- représentant·e légal·e
- ascendant·e ou descendant·e
- notaire et avocat·e
- héritier·ère
♦ Par un ou une mandataire muni·e d’une procuration signée et datée et d’une copie recto-verso de la carte d’identité de la personne qu’il ou elle représente.
Délivrance d’une copie d’acte certifiée conforme : 4€
L’acte de nationalité est délivré directement au guichet du service population-Etat civil mais il est préférable de le demander par téléphone ou mail au préalable.